Juist in deze coronacrisis bewijst het communicatievak zijn waarde. In deze blog beschrijft Ester Schop hoe organisaties in deze bizarre en uitdagende tijden met behulp van interne communicatie de boel zo goed mogelijk bij elkaar kunnen houden. Nu er ook de komende tijd nog zo veel mogelijk thuis moet worden gewerkt – en onduidelijk is hoe lang dit nog gaat duren – is het belangrijker dan ooit voor organisaties, afdelingen en teams om met elkaar in contact en verbinding te blijven. Maar hoe doe je dat? Zij verzamelde vijf adviezen die kunnen helpen.

1) Management, laat je zien en horen!

In onzekere tijden is goed leiderschap essentieel. Dus communiceer je team de crisis door en motiveer op afstand. In deze crisistijd gaat het uiteraard eerst om de gezondheid van de eigen mensen, pas daarna volgt de economische gezondheid. En onderschat ook zeker niet de mentale gezondheid van je personeel, want die heeft ook gevolgen voor je bedrijf en de samenleving.
Er is nu enorme behoefte om de CEO te horen en zien, merkt Tim van der Zanden, communicatiedirecteur van Heineken. “Hij of zij moet zowel naar binnen als buiten toe veel zichtbaarder zijn met de duidelijke boodschap: dames en heren, wen aan het nieuwe normaal”, zegt hij tijdens aflevering 5 van Adformatie Connects Live, die als thema interne communicatie en leiderschap in crisistijd heeft. En soms staan er ook nieuwe leiders op tijdens crises. Zo leidt de financiële man van Leaseplan het dagelijkse crisisteam, ‘omdat hij er zo goed in is’, zegt CEO Tex Gunning, die ervoor zorgt dat hijzelf naar de rest van de wereld heel zichtbaar is.

2) Maak het persoonlijk

Accepteer dat emoties nu soms belangrijker zijn dan ratio. Het gaat bij effectieve communicatie niet alleen om de feitelijke inhoud, maar ook om hoe je dat brengt. Bart Visser, hoofd Communicatie bij Rijkswaterstaat, merkt dat veel organisaties, zeker overheden, de neiging hebben veel aandacht en energie te richten op inhoud en argumentatie. “Niet zo vreemd als je ergens werkt waar doorgaans een groot beroep op de ratio wordt gedaan. Toch zijn autoriteit, geloofwaardigheid, overtuigingskracht en empathie vaak net zo belangrijk.”
Dat betekent dat je als organisatie en als leidinggevende de interne communicatie persoonlijk moet maken. Bijvoorbeeld door eigen ervaring toe te voegen. Managers zijn ook maar mensen, die hun collega’s missen en misschien wel jonge kinderen thuis die niet naar school kunnen. “Laat zien dat je weet en snapt wat het met mensen doet”, adviseert Visser in een blog.
Houd ook thuis vast aan rituelen en gebruiken op het werk, dat helpt om de verbinding met elkaar niet te verliezen. Dus vier successen met een virtuele borrel en bestel taart voor je team en laat het thuis bezorgen als je jarig bent.

3) Communiceer zo voorspelbaar mogelijk

Het coronavirus leidt tot veel onzekerheid: hoe lang moeten we vanuit huis werken, hoe groot wordt het effect op ons dagelijkse leven en hoe zeker ben ik nog van mijn baan? Het zijn de vragen die ons allemaal bezighouden. Dat los je niet alleen op met interne communicatie maar je kunt wel proberen enige voorspelbaarheid in de communicatie in te bouwen. Dat kun je doen door op vaste tijden te communiceren, bijvoorbeeld één of een paar keer per week een update geven. Communiceren ook wanneer er niets of weinig nieuws te melden is. Dat kan via de mail, intranet of met behulp van beeldbellen, zoals Zoom, Microsoft Teams of Skype. Maar je kunt ook een live stream organiseren of een goede videoboodschap opnemen. Ik schreef daar deze blog over.
Daarnaast moeten leidinggevenden regelmatig iets laten horen aan hun teamleden, zowel in groepsverband als één op één. Je kunt ook denken aan een week-opening en -sluiting, eventueel afgesloten met een virtuele borrel. Voor managers en leidinggevenden geldt dat het goed is om goede of bijzondere prestaties te blijven benoemen. Ook al is het werkoverleg telefonisch, een compliment kan vleugels geven.

4) Vertel de waarheid

Wees geloofwaardig. Daar hoort ook bij dat je communiceert over lastige zaken en inzicht geeft in de dilemma’s die er spelen. Soms kan de aanloop naar een beslissing belangrijker zijn om te communiceren dan de beslissing zelf. Open en eerlijk zijn wil niet zeggen dat je over alle vermoedens of mogelijke problemen moet communiceren, maar zaken die tot vragen kunnen leiden, moet je zeker adresseren. Ga pijnlijke onderwerpen en slechtnieuwsgesprekken niet uit de weg. Bedenk dat iedereen binnen je organisatie volwassen is en het ook verdient om zo te worden behandelt. Visser citeert in zijn blog de onlangs overleden Jules Deelder: ‘Waar je over zwijgen moet, hè, daar moet je het juist over hebben’.

5) Kijk vooruit

De waan van de dag is nu sterk, maar probeer ook vooruit te kijken. Plannen die aan het begin van het jaar gemaakt zijn, belandden de afgelopen weken in de ijskast. Maar als ze daar blijven liggen is de vraag of ze ooit nog aan bod komen. En misschien moet dat ook wel niet. Want de tijden zijn veranderd. Wat kan je doen om de korte en langer termijnplannen weer dichter bij elkaar te brengen? Focus je op de volgende stappen en geef gas op innovatie. Kijk waar de abstractere lange-termijndoelen concreet te maken zijn in de werkelijkheid van vandaag. Maak gebruik van de nieuwe inzichten die je door de coronacrisis hebt gekregen en stel je plannen bij. Wat betekent het voor je organisatie als we voor altijd anders gaan werken en meer thuisblijven? Gaan we nu eindelijk ècht digitaliseren? Onderzoeken wat de mogelijke ontwikkelrichtingen zijn en ga hierbij uit van je eigen doelen, zoals alignment, positionering en reputatie. Speek hierover met andere stafafdelingen, het bestuur en het middenmanagement. Dit vergroot het wederzijds bewustzijn en helpt om de spanning tussen strategie en operatie beter te duiden. Zo vind je nieuwe aanknopingspunten voor je eigen communicatieplanning en -acties. Dus stroop die mouwen op en begin gewoon!

 

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.